...

Nutzen

Drei Gründe für KI und Automatisierung

01

Kosten sparen

Wiederkehrende Arbeit läuft automatisch. Weniger manuelle Schritte bedeuten weniger Arbeitszeit, weniger Fehler und weniger Nacharbeit.

02

Effizienter werden

Abläufe laufen schneller und nach festen Regeln. Euer Team gewinnt Zeit für Aufgaben, die Erfahrung und Urteilsvermögen brauchen.

03

Mehr Umsatz machen

Anfragen werden schneller beantwortet, Leads gehen nicht verloren und der Vertrieb hat mehr Zeit für Gespräche mit Kunden.

Beispiele

Fünf Beispiele für KI und Automatisierung

Die fünf Bereiche zeigen typische Beispiele aus unseren Projekten. Automatisieren lässt sich deutlich mehr: fast jeder Ablauf, der sich wiederholt und klaren Regeln folgt.

Beispiel

Leadmanagement

Anfragen aus allen Kanälen laufen zusammen, werden bewertet und der richtigen Person zugeordnet. Nachfassen und Übergabe an den Vertrieb laufen nach festen Regeln.

  • Lead-Bewertung
  • Zuordnung im CRM
  • Automatisches Nachfassen
200+Das sind nur fünf von vielen Möglichkeiten.Weitere Beispiele aus über 200 umgesetzten Automatisierungen

Erfahrung

Über 200 Automatisierungen haben wir bereits umgesetzt

Die fünf Beispiele oben sind nur ein Ausschnitt. In den meisten Unternehmen ist das Potenzial deutlich größer: In Verwaltung, Vertrieb, Marketing, Einkauf und Personal gibt es viele Abläufe, die sich ganz oder teilweise automatisieren lassen. Am Prozesstag finden wir heraus, wo es sich bei euch am meisten lohnt.

  • Rechnungen prüfen und buchen
  • Angebote erstellen
  • Termine vereinbaren
  • E-Mails sortieren und beantworten
  • Support-Tickets zuordnen
  • Neue Mitarbeitende einarbeiten
  • Bewerbungen vorsortieren
  • Verträge und Fristen verwalten
  • Daten zwischen Systemen abgleichen
  • Lagerbestände überwachen
  • Bestellungen verarbeiten
  • Reklamationen bearbeiten
  • Meeting-Protokolle erstellen
  • Texte übersetzen
  • Social-Media-Beiträge planen
  • Bewertungen beantworten
  • Reports versenden
  • Zeiterfassung auswerten
  • Stammdaten pflegen
  • Wissensdatenbank aufbauen
  • Leads anreichern
  • Produktdaten pflegen
  • Mahnungen versenden
  • Dokumente auslesen

Prozesstag

Ein Tag für eure Abläufe

Am Prozesstag analysieren wir einen Tag lang eure bestehenden Prozesse und finden heraus, wo KI und Automatisierung den größten Nutzen bringen. Am Ende steht ein Prozessbericht, mit dem ihr direkt weiterarbeiten könnt.

  1. 01

    Analyse

    Wir betrachten eure bestehenden Abläufe in Marketing, Vertrieb, Projektmanagement, Daten und Analyse sowie Verwaltung.

  2. 02

    Interviews

    In Gesprächen und mit Fragebögen sprechen wir mit den Verantwortlichen der einzelnen Bereiche.

  3. 03

    Potenziale

    Wir zeigen, wo KI und Automatisierung Kosten senken, Abläufe beschleunigen oder Umsatz bringen.

  4. 04

    Priorisierung

    Jedes Potenzial bewerten wir nach Nutzen und Umsetzbarkeit und bringen es in eine Reihenfolge.

Prozessbericht

Das bekommt ihr nach dem Prozesstag

  • Empfohlene Automatisierungen mit Priorität und erwartetem Nutzen
  • Unverbindliche Preisspanne für die Umsetzung
  • Kennzeichnung, was euer Team nach einer Schulung selbst umsetzen kann
  • Benötigte Infrastruktur, Systeme und Schnittstellen
  • Roadmap für die nächsten Schritte

Euer Eigenanteil mit BAFA-Förderung

700 €

Neue Bundesländer

80 % gefördert

1.750 €

Alte Bundesländer inkl. Berlin

50 % gefördert

pro Prozesstag, zzgl. USt. Regulärer Preis ohne Förderung: 3.500 €. Ob ihr gefördert werden könnt, prüfen wir vorab für euch.

BAFA-Förderung

Den Prozesstag fördern lassen

Kleine und mittlere Unternehmen können den Prozesstag über die BAFA-Förderung von Unternehmensberatungen bezuschussen lassen. Wir prüfen, ob ihr gefördert werden könnt, und kümmern uns um den Antrag.

50 %

Alte Bundesländer inkl. Berlin

Zuschuss auf die Beratungskosten, bis zu 1.750 € pro Prozesstag.

80 %

Neue Bundesländer

Zuschuss auf die Beratungskosten, bis zu 2.800 € pro Prozesstag.

Rahmenbedingungen

  • Für kleine und mittlere Unternehmen
  • Bis zu zwei geförderte Prozesstage pro Jahr, insgesamt fünf
  • Die Zusage muss vor Beginn der Beratung vorliegen
  • Ein Rechtsanspruch auf Förderung besteht nicht
  1. 01

    Anfrage

    Ihr schickt uns eine Anfrage zur Förderung über das Formular.

  2. 02

    Prüfung

    Wir prüfen die Förderfähigkeit und melden uns innerhalb weniger Tage.

  3. 03

    Antrag

    Den Antrag beim BAFA stellen wir für euch.

  4. 04

    Prozesstag

    Nach der Zusage findet der Prozesstag statt.

Wir prüfen, ob euer Prozesstag gefördert werden kann.

Förderung anfragen
Jarmo, Ansprechpartner für KI und Automatisierung bei der Black Sheep Agency

Euer Ansprechpartner · KI & Automatisierung

Jarmo Friesenborg

Jarmo betreut bei uns KI, Automatisierung und Digitalisierung. Er ist euer Ansprechpartner für den Prozesstag, die BAFA-Förderung und die Umsetzung von Automatisierungen und begleitet euch von der Analyse bis zum laufenden Betrieb.

Aufgabenteilung

Aufgabenteilung zwischen KI und Team

KI und Automatisierung übernehmen die wiederkehrende Arbeit. Verantwortung und Urteil bleiben bei den Menschen im Unternehmen.

Automatisierung

Wiederkehrende Abläufe

Daten übertragen, Anfragen zuordnen, Dateien ablegen, Berichte erstellen, an Fristen erinnern und Entwürfe vorbereiten. Diese Schritte folgen festen Regeln und laufen nach der Einrichtung zuverlässig im Hintergrund.

Team

Strategie und Freigabe

Ziele festlegen, Ergebnisse prüfen, Ausnahmen entscheiden und Inhalte freigeben. KI kann überzeugend klingende, aber falsche Ergebnisse liefern. Deshalb legen wir bei jedem Workflow fest, an welcher Stelle ein Mensch prüft.

Ablauf

Ablauf der Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit beginnt mit dem Prozesstag. Daraus entsteht der Prozessbericht, und auf dieser Grundlage setzen wir die Automatisierungen um.

Schritt 01

Prozesstag

Wir analysieren einen Tag lang eure bestehenden Abläufe, sprechen mit den Verantwortlichen und finden die Stellen, an denen sich KI und Automatisierung lohnen. Mehr zum Prozesstag

Schritt 02

Prozessbericht

Ihr erhaltet einen Bericht mit den empfohlenen Automatisierungen, ihrer Priorität, dem erwarteten Nutzen, einer Preisspanne für die Umsetzung und einer Roadmap.

Schritt 03

Automatisieren

Wir setzen die Automatisierungen um, binden sie an eure Systeme an und schulen euer Team. Je nach Automatisierung ist das Ergebnis:

  • Kosten sparen
  • Effizienter werden
  • Mehr Umsatz machen

Weitere Leistungen

Automatisierung im Zusammenspiel mit Marketing und Vertrieb

Automatisierte Abläufe arbeiten in den meisten Projekten mit Daten aus Marketing und Vertrieb. Anfragen aus Kampagnen landen im Leadmanagement, Auswertungen fließen in die Mediaplanung, und Rückmeldungen von Kunden werden im Kundenerlebnis-Management weiterverarbeitet.

Typische Abläufe
Anfragen aus Formularen automatisch im CRM zuordnen
Berichte, die sich selbst aktualisieren
Freigaben mit festen Wegen und Fristen
Dateien automatisch benennen und ablegen

Referenzen

Unternehmen, die mit uns arbeiten.

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FAQ

Häufige Fragen zu KI und Automatisierung

Kurze Antworten zu Start, Dauer und Zusammenarbeit.

Wird der Prozesstag gefördert?+

Ja, der Prozesstag kann über die BAFA-Förderung von Unternehmensberatungen für KMU bezuschusst werden. Der Zuschuss beträgt 50 Prozent in den alten Bundesländern und 80 Prozent in den neuen Bundesländern. Den Antrag übernehmen wir für euch. Mehr zur Förderung

Womit fangen wir an, wenn das Budget begrenzt ist?+

Mit einem einzelnen Ablauf, der oft vorkommt, klaren Regeln folgt und wenig Risiko birgt, etwa Dateiablage, Berichte oder die Erstbearbeitung von Anfragen. So bleibt der Aufwand klein und der Nutzen lässt sich messen. Die Erfahrung daraus hilft bei den nächsten Schritten.

Wie lange dauert es bis zum ersten laufenden Workflow?+

Das hängt davon ab, wie viele Systeme angebunden werden, wie sauber die Daten sind und wie klar die Regeln des Ablaufs feststehen. Ein einfacher, klar abgegrenzter Ablauf ist deutlich schneller umgesetzt als ein Prozess, der mehrere Abteilungen berührt.

Arbeitet ihr mit unserer IT zusammen?+

Ja. Eure IT kennt Systeme und Zugänge, wir bringen Methode und Kapazität für den Aufbau mit. Häufig bauen wir die Workflows auf und übergeben den Betrieb danach an die IT, auf Wunsch betreuen wir ihn weiter.

Was sollten wir vor dem Start vorbereiten?+

Ein klares Ziel, eine verantwortliche Person im Unternehmen und einen Überblick, wo die nötigen Daten liegen und wer auf welche Systeme zugreifen darf. Alles Weitere erarbeiten wir in der Analyse gemeinsam.

Lohnt sich Automatisierung auch für ein kleines Team?+

Ja, gerade dort fällt jede eingesparte Stunde ins Gewicht. Abläufe, die sich wiederholen, eignen sich am besten. Kleine Teams starten am besten mit einem einzelnen Ablauf und einfachen Werkzeugen, damit Kosten und Pflegeaufwand gering bleiben.

Anfrage

Erzählt uns von euren Abläufen.

Wir melden uns mit einer ersten Einschätzung.

Thema, Mehrfachauswahl möglich
Unternehmen
Standort des Unternehmens

Kontakt

Nächster Schritt

Lasst uns über eure Abläufe sprechen.

Im ersten Gespräch klären wir, welche Abläufe sich für KI und Automatisierung eignen und ob euer Prozesstag gefördert werden kann.